こんにちは。グラスルーツ株式会社の高橋です。弊社は、法人向けに、ビジネスゲーム、漫画、アニメを採用の現場や教育に活かすサービスをする会社です。
今回は、納期に間に合わない新人が本当に確認すべきことについて紹介していきます。新人向けにと書いていますが、あらゆるビジネスパーソンに必要なことでもあるので、新人や新人の教育をする人も自分の仕事のあり方を見直す意味でも確認して欲しい内容です。
この記事は、以下のような悩みのある人におすすめの内容です。
◯先輩、上司に仕事の依頼内容を5w1hなどで細かく確認しているのに、成果物が間に合わない、良い成果物が出せない
◯上記のように悩んでいる部下、若手に対してどのような指導をしたら良いのかわからない
◯自分も含めて、より仕事を効率的にすすめられるかを考えたい
仕事ができる人とは、自分がボールを持つ時間を少なくできる人
まず、仕事ができる人のイメージには様々なものがあると思います。例えば、人の話を引き出すことが得意な人、企画書作りが上手な人、人に短い言葉で大切なことを伝えることができる人。様々な仕事ができる像を描けると思います。
ここでは、仕事ができる人を効率的に仕事ができる人と捉えて紹介していきます。
効率的に仕事ができる人の特徴の一つは、「自分がボールを持つ時間を少なくする人」です。
仕事を受け取るときに必要な情報とは？
誰でも新人時代に、仕事の依頼を受けたら、納期を確認しましょうと教えてもらった経験があるのではないでしょうか？
5w1hに代表されるように、内容をより具体的に聞くことは大切なことですが、本当に大切なことは、「その仕事がそもそもできるかどうか」です。
このように自分の行動を意識してヒアリングできていなければ、5w1hで具体的に聞いたとしても次の行動に移せないのです。
仕事の2つの種類の整理と期待の調整
ここからは、その仕事はそもそも自分にできるかを考えやすくするための仕事の種類を2つと期待の調整について説明します。
仕事を効率的に行う人は、場面によりますが、相手から話を聞いた瞬間に仕事を終えてしまうことがあります。
なぜ、このようなことが起きるのでしょうか。
それは、2つの仕事の種類を整理し、自分なりの時間的な仕事の見積もり、品質的な仕事の見積もりを立て、その後に期待の調整を相手と行っているためです。あまりに、品質が高く時間がかかりすぎるか、もしくは、自分では品質レベルを高められるかわからない場合には、相手の期待を確認しつつ、仕事を他の人にお願いする、持ち帰ってもらうなどをヒアリングしてその場で調整してしまうのです。
このことを順を追ってもう少し詳しくみてみましょう。
①仕事には、作業とアイディアという二つの仕事がある。
まずは、仕事は大きく2種類に分類できることを知りましょう。それは、作業とアイディアです。
a作業
作業は一定のスキルがあれば、概ね誰でもできる業務です。誰でもすぐにできないとしても、経験や訓練を通じてやり方を学ぶことができます。
bアイディア業務
もう一つは、アイディア業務です。アイディア業務の特徴は、自分にとって新たな視点を発見を活用しなければいけない点です。この業務は新規性が高ければ高いほど、難しくなっていきます。
アイディア業務には注意点がある。
ここで注意すべき点は、アイディア業務には誰でも限界があるという点です。このことはとても重要な点なのですが、仕事の依頼を受けるときに、アイディア業務の有無やその仕様については確認を忘れてしまったり、そもそもそこまで深く考えないために、結果、確認できていないことがあるように思います。このことが原因で仕事がストップしてしまったり、考えているうちに時間が過ぎて、納期に間に合わない状況を作っていたりするのではないでしょうか。
自分で仕事のボールを持たない人は、人に仕事を依頼される瞬間にその仕事をどのように進めるかをその場で考えます。考えた結果、アイディア業務があり、そのアイディアがうまれるかどうかわからない場合には、さてどうしようかとその場で考えます。つまり、この仕事を自分がどの程度できるかどうかを仕事を分類して考えることです。
②相手の期待を知り、調整する
次は相手の期待を知ることです。相手の期待は、①で説明した仕事の種類と関係しています。ここでの期待とは、そもそもこの仕事は誰でもできそうな作業を依頼しているのか、それとも依頼されたが自ら考えた企画、つまりアイディアを期待しているのかという点です。
作業を依頼された場合には、いつまでに、どの程度までの内容にするのを確認しやすいはずです。
しかし、企画やアイディアを求める場合には、満たすべき制約を満たしていれば、あとはより良いものを求めるはずですが、より良いものの品質は確認しにくいはずです。また、アイディアそのものは生まれる保証がない場合もあります。
アイディア業務は何パーセント終えられそうかの見込みをその場で考える
従って、アイディア業務の場合には、ヒアリング時点では、仕事が終わらない可能性からとても良い成果までの幅広さが生まれてしまうため、相手の細かな要望（急いでいる）などの状況に合わせて、何パーセント程度終えられそうかの見込みを伝えておく方が相手の最終的な期待を裏切らない場合があります。
もし、現時点での仕事を終えられそうな見込みが30パーセントであれば、別のできそうな人を紹介するのも良いでしょう。
もし、80パーセントであれば、自信たっぷりに、納期を設定するのも良いでしょう。仕事を捌くのが上手な人は、このように、早い段階で仕事を終える見込みを作り、それに合わせて相手の期待値を調整する行動をその場で取っています。
①、②を大前提に「自分にこの仕事ができるか」を問いながら、5w1hで詳細を確認していくことが大切
さて、振り出しの話に戻すと、新人が納期に間に合わすために何を確認すべきかですが、相手に確認するというよりは、その仕事が自分にできるかどうかをきちんと問うことだと言えるかもしれません。
多くの人の間違いは、先に細かく聞いて持ち帰ってからできるかどうかを考える点です。もしくは、5w1hでヒアリングすることが、仕事の依頼を受けることだと勘違いしている点です。
仕事の依頼を受けることは、自分で仕事の見積もりを作り、その見積もりで相手の合意を得ることです。
仕事の見積もりとは、どのくらいその仕事を終えられる可能性があるかという自己判断です。
納期に間に合わない人は、成果物が出せない人は仕事の見積もりをそもそもしていないことがあるのです。
① 自分にその仕事ができるかどうか
②仕事の細かな確認（5w1h）
常にこの順序を意識して、ヒアリングを進める方が効率的に仕事は進みます。
今回説明したことは、ほとんど5w1h以前の話が多いのではないでしょうか。つまり、自分が行動に移すためのヒアリングでは、その仕事はどんな仕事の種類で、自分はできそうか否かという点が最も重要なことなのです。アイディアレベルが高い業務であれば、いくら納期が長くても出来ないことがあるのはずなのです。
その仕事を自分にはできるかどうか。この一点だけに絞ってヒアリングを進めることで、よりうまく仕事をすすめられるかもしれません。
上司、先輩は仕事を依頼するスタンスを明確にして依頼しましょう。
もし、依頼する仕事が絶対に失敗できない仕事であれば、上司先輩がはじめからやれば済みます。
もし、部下の成長を期待して、できなくてもいいのでできるとこまでやって欲しいなら、そのことを言葉でそのまま伝えていきましょう。
仕事の受け渡しは、経験や仕事の種類によっては成果物が出せる人、出せない人の差が出てしまいます。このときに出せないことを叱るのではなく、出せるとろまで出してもらい、どうしたらあと何十%を埋められたかを一緒に考えると良いのではないでしょうか。
ビジネスゲームを活用して、自分のわからない、できないを他の人が埋める体験をしていく。
これまで見たように、仕事は自分のできることの見極めと、相手との期待の調整の連続です。これらのことを体験的に学習するなら、
グラスルーツ株式会社が開発した商品、「協力ゲームエッセンシャル」では、地図作成ゲームという仕事の進め方を振り返るときにも活用できるゲームが入っています。
このゲームを行うと、自分では出来ないことが他の人が出来ていたり、また、その反対のケースを体験しながらチームとして一つの成果物を出すため、良い意味での自分一人での仕事の限界に気づけます。
新人が納期に仕事を間に合わすためには、間に合わすための協力体制をいち早く組ませることも非常に大切なことです。
なんとこのゲーム、1社1箱でしたらプレゼントしています。試したい方は是非、以下より、プレゼントをご応募ください。
いかがでしたか？ 仕事を納期に間に合わすためのポイントをご理解いただけましたか。
グラスルーツ株式会社では、このような視点を含めた仕事の進め方などの講座をビジネスゲームを活用して進めます。
ご興味ある方はグラスルーツ株式会社高橋までお問い合わせください。
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