【新人のキャパオーバーを避ける】会社が支援すべきたった2つのこと
- グラスルーツ株式会社高橋了
- 3月26日
- 読了時間: 6分
新人が仕事でいっぱいいっぱいにならないようにするために、すぐにできるたった２つの内容
こんにちは。グラスルーツ株式会社の髙橋です。グラスルーツ株式会社は、ビジネスゲーム、漫画、アニメを企業の教育や採用に活かす会社です。
今回は、新人が仕事でいっぱいいっぱいになっているキャパオーバーな状況をどうしたら無くしたり、より少なくできるかについて紹介していきます。
この内容は次の問題意識をもつ企業の担当者におすすめです。
◯そもそも、キャパオーバーは良くない状態かどうかがわからない。
◯仕事を円滑に進めるために、新人のキャパオーバーな状態を無くしたいがどうしたら良いかわからない
◯先輩、上司側がすべき対応について知りたい。
新人のキャパオーバーはそもそも良いことなの？
新人のキャパオーバーしている状況は良くない状況なのでしょうか。キャパオーバーの状況はほとんどの場合、本人やチームの仕事に悪い影響を及ぼしてしまいます。
ここでは、キャパオーバーの悪い事例を紹介していきます。
上司、先輩の期待や狙いがない
一つ目は、上司先輩の期待や狙いがない場合です。期待や狙いが明確にない場合、そもそもの話として何が仕事なのかがわかりません。この結果、仕事ができているかどうかを判断することができないようになってしまいます。
新人の成長を期待して、わかっているがあえてキャパオーバーの体験をさせることで自分の頭で改善する癖をつけて欲しい。キャパオーバーになったときに、すぐに報連相をして相談してほしい。このように上司、先輩側かな期待や狙いがある場合は、キャパオーバーになったとしても管理された状況でそうなっているため対策も立てやすく、指導の範囲でそうしているといえるでしょう。
上司、先輩もキャパオーバーになっている
新人は気付かないこともありますが、上司、先輩自身もキャパオーバーになっていることがあります。 自分自身の仕事を管理できない状態ですので、新人のキャパオーバーの状況に気づけない、あるいは気づいていても何も対応できない状態になっていることがあります。これらが続いていくと、新人だけではなく組織全体が疲弊していくことに繋がってしまいます。
キャパオーバーを本人の改善によって改善できない
キャパオーバーしている状況を何とかしようとして仕事の進め方を工夫しようとするはずです。しかし、それでもキャパオーバーな状態が続いて、何も改善されない場合があります。どのような理由であっても改善できないことで、業務が前にすすまず仕事全体に支障がでてしまいます。
キャパオーバーによって本人が辛い思いをしている
キャパオーバーしていることを改善しようとしてもうまくいかない、上司や先輩に相談してもうまく解決できないなどが原因で、辛い思いをしてしまう場合があります。短期的にこのように感じることはあっても恒常的に続いてしまうようなら特に注意が必要です。このような状況になると会社に行きたくなくなってしまい退職や休職においやられる場合もあります。
どのように組織的に新人のキャパオーバーの状況を無くしていけるか。
ここまで見てきたように新人がいっぱいいっぱいになる状況には様々なデメリットがあることがわかると思います。これらのデメリットは新人だけに留まらず、組織全体に良くない影響を及ぼすことがほとんどです。
これらを無くすために、組織的にできることはそれほど難しくことはありません。たった二つのことを実践することです。
1つ目：新人の目標、改善計画を一緒にたてる
それは、上司や先輩が新人の目標設定や改善計画を必ず一緒にたてることです。この時間を必ず業務時間内に組み込むことを組織的に支援することで大きく状況を変えることができます。
新人がキャパオーバーになっている時は、たいてい不慣れなときですから、そこに対して確実に業務遂行できるようなサポート方法が求められます。それでは、なぜ一緒に計画を立て、一緒に改善することが必要なのかをみていきましょう。
理由① 計画の意図を伝える機会になるから
一緒に計画を立てる行為によって、新人に対してどのくらい成長してもらいたいかを具体的に示すことができるようになります。あるべき姿を都度提示、納得することが大切です。普通に仕事をしているとこのようなことがないまま、目の前の業務をなんとなく教えてしまうので成長の実感がないまま仕事が進んでしまいます。
理由② 一緒に立てることで共同の目標にすることができるから
次は、一緒に立てることで共同と目標にできるからです。新人の育成は先輩や上司含めたチームの目標を達成する具体的な方法の一つです。このことを都度考えるために、一緒に行うことがとても重要です。
理由③簡単に相談できるから
また、一緒に計画を立て改善する行為は自然とコミュニケーションの量を増やすことに繋がります。コミュニケーションが多くなれば、キャパオーバーする直前で相談できたり、上司先輩はその状況を察知する機会となるはずです。
理由④報連相が当たり前になるから
次は報連相が当たり前になることです。先ほどほど相談の環境について説明しましたが、連絡や報告についても同じことがいえます。チームとして情報を共有することがいかに当たり前かを一緒にミーティングをするなかで体験していくことができます。
理由⑤場合によっては問題の解決をしてあげられるから
最後の理由は上司先輩が直接に問題解決できるからです。新人がいっぱいいっぱいの状態で改善ができないとき、目の前の問題を一気に取り払うことは有効は手段です。上司や先輩がその手段をとるためには新人の仕事内容や進捗具合を知っている必要があります。一緒に目標や計画を立てていれば、目の前の問題を上司先輩が解決しやすい状況を作り出せます。
2つ目：上司、先輩がチームとして業務に取り組む姿勢を再確認する
もう一つの実践してほしいことはチームで働く姿勢を再確認することです。上司や先輩、新人が力を合わせて、より多くの大きな仕事をしていくことが本来のチームです。しかし、上司や先輩も含めてこのチームのあり方を忘れてしまいがちなのです。その理由は、自分の会社での経験や新人に教えなければいけないという立場がそうさせています。また、新人も緊張感や気を遣ってしまうことが理由で、チームの在り方を忘れてしまうのです。
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いかがでしたか？ 新人のキャパオーバー対策には組織的に重要な2つのことを実践していくことで多くの問題を解決することができます。
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