新人を放置しないためにすぐにできることと組織的対応をお伝えします
こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。弊社はビジネスゲーム、漫画、アニメを企業の教育や採用に活かす会社です。
弊社では採用の取り組み、社内教育の取り組みが多いため新人さんの職場での対応についてもご相談を多くいただきます。そんな中でも今回は、入社した新人を放置してしまう問題についてできることをご紹介します。
以下のように思う方には特におすすめの内容です。
◯新人を放置しがちになっているので、具体的にすぐに出来そうことを考えたい。
◯新人を放置しない意識があってもバタバタして結果的に放置しているため、そうならない対策をしたい。
◯組織全体の問題なので、組織構造や新人を放置しないための教育内容を先輩や管理職にしていきたい。
新人を放置するとこんな気持ちになる
新人を放置するとどんな気持ちになるかをあらためて共有します。
暇より辛いものはない
例えば、社内で数時間にわたり放置されると、何をしたら良いかわからなくなります。特に中途社員でもない限り会社のことや仕事のことを勉強しようにもしようがないのです。放置するのであれば、帰宅させるなど新人の精神的負担がないようにすることが妥当です。
具体的に放置しないためには予定を立てること！
具体的に放置しないためにできることは予定を立てることです。なぜ、わざわざ予定を立てる必要があるのでしょうか？予定を立てなければいけない理由は2点あります。
①当日提供する仕事、依頼は必ず隙間時間ができる
当日新人に依頼してもいいではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、その仕事は新人にとって本当に今日一日中かかる仕事か、もしくは指定された時間に終わる仕事かを予め予想することはとても難しいのです。
人によっては直ぐに終わってしまい、時間が空き、放置されている感覚になることもあります。
②仕事依頼をする最中にも、仕事は舞い込んでくる
当日新人に仕事の依頼をする場合、教える側にもその最中に仕事が舞い込んでくることがよくあります。
例えば、急な用事で自分あてに電話がかかってくること、電話だけでなく何かしらの対応が必要になること。こんなことが起きるのが普通です。
急な対応が重なれば、当然放置する時間も長くなってしまいます。
私が聞いた話によると、トレーナーさんが急な対応で午前中ほとんど話を聞くことができず、結果的に何も出来なかったという話も聞きます。
このように新人を放置しないためには予定を立てておくことがとても大切です。
予定を立てておくときの注意点
次に具体的に予定を立てておくときの注意点を紹介します。
①時間割表をつくる。
まずは時間割表を作成しましょう。時間とセットでやってもらうことを考えることで、手空き時間が予めどの程度になるかを予め想像しやすくなります。
日報などが必要な場合は、日報の時間も時間割表に組み込んでおきましょう。
②いつでも可能な仕事を用意しておく。
予定を立てるときに、毎日全く違う依頼を出す必要はありません。会社に少しでも役に立つことであれば、どんどんやり方を教えつつ依頼します。
その際に、いつでもできる仕事を予め用意しておくことが大事です。というのも、作業スピードが人により早く終わる人が必ずいることと、急な事情で予定していた仕事ができなくなることの2つに対応するためです。急な用事が重なって新人を放置することもよくある話なのです。
いつでも可能な仕事は業務内容により異なりますが、どの会社でも細かく見れば必ずあります。
代表的なものをいくつか紹介します。
◯掃除
職場の清掃は気持ちの良い職場環境を作る上ではとても大切です。時間が空いたときに、掃除することを依頼しておけば、新人さんも何をすべきかが明確になって良いのです。
◯携帯電話のカメラを使った撮影
もし、所属する会社がホームぺージに力を入れていて、随時ページの追加をするような会社であれば、携帯電話のカメラで撮影した画像がとても役に立ちます。ホームページの写真、画像は、自分で撮影するか、作るか、購入するかをしています。
◯テレアポなどの営業
業種や方針によりますが、法人や個人向けに営業の電話をかけることも役に立ちます。複雑な商材の場合はアポイント獲得に時間がかかるかもしれませんが、テレアポスクリプトなどを用意し、誰でも電話できるようにしておけば、当然新人さんでもできるはずです。
③会話、検討できる時間を入れる。
もし、可能であれば時間割表内に、誰かと会話、もしくは一緒に検討できる時間をいれてあげると尚良いです。自主学習、自己作業だけでは、コミュニケーションがないので、退屈には感じなくとも、物足りなさを感じてしまいがちです。
どんなテーマでも良いので、周囲の人、同じ新人同士で話をする機会があるのが望ましいです。
新人を放置しないための組織構造や制度
①教えることが上手な人を選びトレーナーにする
企業の規模や新人の数にもよりますが、もし新人の数が数人なのであれば、教えることが上手な人をトレーナーとして任命することがおすすめです。
教えることが上手な人は、営業成績がずば抜けて良いという人とは限りません。
一般的には、人の話を聞いてくれる、気にかかけてくれる、手本を見せ、できるまで根気よくみてくれる人です。
②役割に教育することをきちんと加える
新人の数が多く、より多くの人が教える立場にたたなければいけない場合には、教えるべき層の人に、新人の教育も役割の一つだときちんと伝えてあげることがとても重要です。
よくある話として、自分の役割は売り上げを上げることで新人の教育をすることではないなども意見も聞きますが、新人教育は組織の未来の投資です。
組織で働く以上、組織の役割は会社の人がきちんと定義してあげることがとても重要なことです。
誰が教育すべきかを曖昧にしないで、きちんと当たり前の仕事としてできるよう定義して伝えてあげる努力をしましょう。
③チームの成果を課す
教える側の動機づけや、役割をより認識するためには、複数の人でしか達成できないチーム目標を課すのもとても有効です。
教育をする意識がない人の多くは、自分が代わりにやってしまえば早いと考えてしまう人もいます。
しかし、自分が代わりに出来たところで、目標が明らかに自分1人では達成できないものだとわかれば、チームの新人含めた資源をいつ教育して、どの程度の成果を上げるべきかを考え出していくはずです。
弊社はビジネスゲームを開発している会社です。
このようなチームで達成することの大切さがわかるビジネスゲームもご用意しています。
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④教育をする役割のある人にどのように教えるかを教える。
どのように教えたら良いかわからない場合には、新人育成の仕方として、計画を立てることや、普段のコミュニケーションの注意点までを研修等で学んでみるのも非常に役に立ちます。
特に、自分自身が教えられた経験のない方にとっては仕事は盗むものだという認識のある方もいらっしゃいます。しかし、より効率的に仕事を覚えるためには教えることも大切です。
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いかがでしたか？新人を放置しないためには、今すぐできることからはじめ、考え方、構造も変えていく必要があるのかもしれません。
グラスルーツ株式会社では、研修をはじめ、より従業員が取り組みやすい方法で支援することが可能です。
ご興味いただけましたらグラスルーツ株式会社高橋までご連絡ください。
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