【上司先輩必須】新人が暇なときに周りの人が支援すべきこと
こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。今回は新人で仕事がなくなってしまったとき、つまり暇になったときに周囲の人が支援すべきことをご紹介します！弊社はビジネスゲームや漫画を通じて組織の問題解決を支援する会社です。
以下のような問題意識のある人におすすめ！
新人で仕事がない、暇なときに、どんな仕事をお願いしたらいいかわからない。
仕事がないときに、組織的にどのように対応したらよいかわからかい
仕事がない（暇なとき）は何が問題か
新人で仕事がなくなってしまう原因は、上司、先輩の時間的余裕がないことや、新人だからこそ、まだできる仕事の範囲が限られることがあげられます。
しかし、このような原因で納得できてしまうようであれば、仕事をお願いする側も本当は仕事ができていない可能性があるように思います。
そもそも、仕事で新人含めて人を雇用する理由は、会社はより発展させるためです。発展させるためには、より早く仕事を覚えてもらうことが重要ですし、新たな仕事を皆で作っていくことが求められるはずです。
新人が暇になる原因は、会社全体の仕事への意識の不足だと考えるのが妥当だと考えられます。一円でも無駄なお金は使いたくない、一円でも多くの売り上げを上げたいと考えるなら、仕事が暇になるということは本当はありません。
仕事が暇になるのは、既にある仕事が、ないという場面に限った言葉ではないでしょうか。既にある仕事がない場合は、新しい仕事を考え、作る行動をするのが当たり前の考え方です。
会社の規模が大きくなるほど起きやすい
会社の規模によっては、役割をわけることでより効率的に業務を行うことがあります。しかし、仕事がない状況ではその役割は発揮されません。
注意が必要なことは、役割を分けたことで、仕事がない状況に対応できなくなる可能性があることです。
このような場合は、管理職が部門を跨いで資源配分の無駄がなくなるような対応をとることが理想的です。
会社、部門、チーム単位で決めたいこと
新人にやることがない問題は新人のスキル不足と考えるのではなく、会社側の教育設計が不足していると考えることが大切です。
教育設計をおこなう際には、以下の2つの点をつねに考えて置く必要があります。
①通常の業務指示がある場合
通常の業務の指示がある場合は、指示された業務を行うます。また、設計時点では、依頼する業務が仮に早く終わってしまった場合にお願いできることまでを考えておくのがよいでしょう。
②暇なとき、手が空いたとき
先輩、上司の仕事が忙しくなり、業務指示などが随時行えない場合もあるでしょう。そんな時のために備えて、手が空いたときにでも、誰でもできて、会社のためになることを予め考えておくべきです。
内容は、業種によってもことなりますが、営業系の仕事であれば、例えば、以下のような事例です。
リストアップをしておく
お客様に電話をしてアポイントを入れておく
上記のようなものであれば、いつでもできて、会社のメリットも大きいはずです。このような内容をあらかじめ考えておくことで、資源配分の無駄はなくなります。
このときに考えてしまいがちなのは、
企画書を作っておく
何かの勉強をwebをみながら行う
などの、すぐには売り上げに直結しない業務を考えることが多いのですが、可能であればより売り上げに直結する業務を優先することで、より効率的な業務の運営が可能になるはずです。このように会社の資源を活用するという意味では、組織の管理職が率先して考えるべき重要事項だといえます。
新人が自分からできること
一方で、新人さん側で手が空いてしまったとき、手が開きそうなときは以下のことをすることをお勧めします。
①先輩に報告と相談をする
②報告、相談しても手が空いている場合は、仕事の理解につながる学習や、仕事のスキルを学べるようなことを自主的に学習するようにしましょう。
ビジネス全体を見渡してできることを探す
これまで見てきたように、新人に手が空いてしまったときに新人が自主的にすることはあるかもしれませんが、会社の業績向上により役立つことを自主的に行うのは難しいものです。
新人が暇になることは、資源配分失敗のわかりやすい事例です。このようなことが起きないよう、上司、先輩はビジネス全体を見渡して、暇になったときにできる何かを予め提供することが望ましいのです。
弊社では、ワークショップを通じて、上司先輩が新人にお願いできることを考える内容も提供できます。
新人が暇なときにすべきことを、会社の問題として捉えて改善したい場合はぜひグラスルーツ株式会社高橋までご相談ください。
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